(鴻安法律事務所吳于安律師 撰)
【存證信函】、【律師函】是發生糾紛或爭執時最常遇見的文書種類，不過雖然常見，也還是有很多人對【存證信函】不太了解，今天我們整理了10個最常被問到的存證信函相關問題，希望對於存證信函有疑慮的民眾可以比較了解存證信函的運作方式。
首先是10個常見問題：
1.存證信函是什麼？
2.什麼時候會用到存證信函？
3.存證信函怎麼寫？
4.存證信函可以寄平信嗎？
5.寄存證信函要多少錢？
6.存證信函有法律效力嗎？
7.存證信函跟律師函有什麼不一樣？
8.對方拒收存證信函怎麼辦？
9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎？
10.存證信函寄出後，遺失原始正本怎麼辦？
1.存證信函是什麼？
簡單來說，存證信函是用來「告知對方」且「保存證據在郵局」的【文書資料】。
依《郵件處理規則》第34條所示：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
2.什麼時候會用到存證信函？
要做出意思表示，或是未來可能預計會採取法律行為時，就可以用到存證信函。最常見的情形就是有糾紛發生，還談不攏的時候，或是將來可能會需要進一步走到法院訴訟的情形時，都可以用到。
例如：有金錢借貸上的糾紛、鄰居之間住宅漏水的糾紛、要催告付款、交貨等等。
3.存證信函怎麼寫？
存證信函謄寫的方式有：
(1)手寫
(2)電腦文書作業列印
如果是選擇手寫的話，請記得到郵局臨櫃，購買存證信函專用函稿來填寫，注意一個格子只能填入一個字。
另因存證信函是寄件人要留一份、郵局要留一份、收件人一份，所以一式要三份，存證信函內容也須一模一樣。
如果是選擇電腦文書作業，可以直接搜尋郵局網站的存證信函格式，或是網路上的存證信函產生器都可以直接生成存證信函。
至於存證信函的【內容】要怎麼寫，這邊謹記三大原則：
a.發生什麼事
b.你要對方做什麼事
c.警示對方要在一段期間內達成，若超過期限，將會採取什麼行動
舉例來說，如果我借了十萬塊給小明，說好一個月後還錢，但小明一直不還，那我就可以寄一封存證信函給他，內容寫清楚我在什麼時間點借他錢，然後要求他在什麼時間點以前還錢，如果不還的話，之後會採取相關的法律行動。
4.存證信函可以寄平信嗎？
存證信函不能寄平信。
依《郵件處理規則》第34條所示：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
所以存證信函一定要掛號寄出，換言之，存證信函需要經過郵局櫃檯人員辦理，也需要蓋上該寄出郵局的戳章。
所以沒有經過郵局櫃台人員承辦的話，就算是存證信函格式的函稿，也不算是正當的存證信函喔。
5.寄存證信函要多少錢？
存證信函一式三份，費用依內容頁數的多寡來計算，並沒有固定的費用。也因為內容寫越多，費用就越貴，所以存證信函的內容盡量簡潔有力地表達發生事實、要求與後續會做什麼行動就好。
6.存證信函有法律效力嗎？
開頭說過，存證信函是一種【文書資料】，他是針對我們寄過去的存證信函立場來留存這個紀錄，所以並沒有特別的法律強制力，但仍然是一種意思表示的行使。
不過日後要是有訴訟，是可以表明我們曾經寄送的存證信函，來告訴法院我們的立場是什麼、做過什麼意思表示。
7.存證信函跟律師函有什麼不一樣？
律師函相比存證信函來說，在書寫上因有律師背書，也比較具有威嚇效果，而且會有律師協助做後續處理及接洽。
而存證信函的優勢是本身會在郵局留存一份，所以存證信函具有存證的效力，另外，律師函也可以用存證信函的方式來寄出喔。
8.對方拒收存證信函怎麼辦？
可以的話，收件人的通訊地址及戶籍地址建議都寄送一份。
如果存證信函因被拒絕簽收而遭退回，建議保留此封信件，因掛號函件被退回，都會註明退回理由，如果未來真的走到訴訟途徑，這也是一種佐證方式，來證明當初我們有想要做這件事。
9.收到存證信函可以不回覆或當作沒收到嗎？
收到存證信函後不理會或不回覆其實都算正常現象，因為收到存證信函不像收到法院傳票那樣有拘束力，所以收件人沒有任何回應也不會怎麼樣。
但是收件人不回應跟存證信函有沒有送達是兩回事，如果未來真的走到訴訟程序，說不定原告會主張說就是因為被告（收件人）的消極不面對、或惡意躲避原告的聯繫，來增加訴訟的請求基準也不一定。
10.存證信函寄出後，遺失原始正本怎麼辦？
寄出存證信函後，寄件人自己也會有一份留存，如果連自己的這份都遺失的話，可以拿原始寄出的郵局函件執據（收據）申請查閱或申請副本。
但是郵局保留該存證信函的效期是三年，所以要注意時間。
另外，如果當初的存證信函跟收據都遺失的話，可以向櫃台詢問看看提供相關身分證明文件能不能申請查閱或副本。
吳于安律師小叮嚀：
以上十個問題，是大家比較常對於存證信函會有的疑問，最後簡單複習一下，存證信函是一種表示意見的文書資料，仍然是法律文書，但不具有法律強制力，但是也不代表收到就可以都不理睬(有可能日後訴訟上受有不利益認定)，如果有類似問題，還是建議諮詢一下律師的意見喔。
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服務超過100種產業、250間公司(包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司)，也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師，對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。
客戶包括上市上櫃公司、加盟連鎖餐飲業、各類診所、室內/平面設計業、禮贈品業、文創業、廣告業、不動產仲介業、包租代管業、物業公司、保全公司、人力仲介、旅行社、工程業、生物科技業、花藝業、聯誼業、美容紋繡醫美業、資訊工程業、社區管理委員會等。
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(資料來源：WinNews-威傳媒)
